BAB 5 DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Organisasi formal dapat diibaratkan sebagai sebuah “kendaraan” untuk mencapai tempat tujuan secara bersama. Organisasi formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan.
DESAIN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi; hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya. Struktur mencerminkan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

Struktur organisasi formal mempinyai dua muka; pertama, model struktur, di mana kita dapat mempergunakan prinsip-prinsip teori organisai, dan kedua, dimensi–dimensi dasar struktur yang akan menentukan kegiatan-kegiatan dan hubungan-hubungan yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan. Variabel-variabel kunci yang menentukan desain struktural organisasi, yaitu 1) strategi organisasi, 2) lingkungan yang melingkupinya, 3) teknologi yang digunakan, dan 4) organg-orang yang terlibat dalam organisasi.
1) Strategi dan Struktur
Hubungan erat antara dan strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh Chandler dalam studinya pada beberapa perusahaan besar di Amerika. Dia menyatakan bahwa “struktur mengikuti strategi”.
Dalam pemilihan strategi dan struktur untuk mengimplementasikannya para manajer harus mempertimbangkan pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi. Hubungan antara strategi, struktur dan lingkungan dapat dipandang dari dua perspektif utama.
Strategi organisasi dipengaruhi oleh berbagai kesempatan dan ancaman dalam lingkungan eksternalnya; Strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasan sebagai berikut :

1. Strategi menentukan kegiatan-kegiatan organisasional, yang merupakan basis pokok bagi desain organisasi.
2. Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang-orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut dan hali ini selanjutnya mempengaruhi struktur yag sesuai.
3. Strategi menentukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroprasi; ini juga mempengaruhi struktur.

Keberadaan struktur dan strategi lama sangat mempengaruhi perusahaan strategi dan desain struktur baru. Para manajer harus selalu memperhatikan keadaan organisasi sekarang pada saat melakukan perancangan kembali strategi dan struktunya.
2) Lingkungan Eksternal dan Struktur
Dalam pembahasan ini pengaruh lingkungan pada desain organisasional secara terperinci kita perlu membedaknnya tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

1. Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba.
2. Lingkungan berubah, yaitu di mana inivasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut di atas-produk, pasar, hukum, atau teknologi.
3. Lingkungan bergejolak, bila pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasar, hukum sering diganti, kemajuan teknologi merubah secara drastik desain produk dan metoda-metoda produksi, organisasi ada dalam lingkungan bergejolak.

Berbagai organisasi yang sukses dengan drejat perbedaan tinggi biasnya dapat mengintegrasikan operasi-oprasinya secara efektif dengan penggunaan berbagai mekanisme pengintegrasian, seperti satuan tugas khusus dan panitya.
3) Teknologi dan Struktur
Menurud Woodward, atas dasar hasil studinya, ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi, yang dapat diuraikan sebagi berikut:

1. Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah manajer dan tingkatan manajemen.
2. Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke massa dan kemudian turun dari produksi massa ke proses.
3. Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administasi dan klerikal.

Arti penemuan ini adalah bahwa untuk setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur organisasional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil. Bagi perusahaan produksi massa, struktur yang tepat mungkin dengan menerapkan prinsip-perinsip manajemen klasik.
4). Orang dan Struktur
Manajer dan Strukur, nilai-nilai manajerial merupakan faktor penting dalam penentuan strategi organisasi. Para manajer organisasi terutama para manajer puncak (direktur) mempengaruhi pemilihan stategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang yang digunakan dalam organisasi. Karyawan dan Struktur, faktor-faktor seperti tingkatan pendidikan, latar belakang, derajat minat pada pekerjaan para karyawan, dan ketersediaan berbagai alternatif di luar organisasi merupakan penentuan penting struktur organisasi.
5) Proses Desain Organisasi
Proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau dari atas ke bawah (top down). Dengan prosedur atas ke bawah. Tujuan-tujuan organisasional umum di terjemehkan menjadi tujuan-tujuan khusus sebagai sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Berbagai kegiatan dirancang untuk setiap posisi. Melalui proses deduktif penetapan hasil akhir sarana-sarana pencapaiannya ini, struktur organisasi dapat dikembangkan.
6) Pendekatan Kontigensi dalam Desain Organisasi
Banyak teoritis manajemen dan manajer praktek yang menyatakan keraguan tentang suatu cara yang ideal untuk merancang organisasi. Struktur yang paling cocok bagi organisasi sangat tergantung pada keadaan-keadaan tertentru organisasi pada waktu tertentu. Manajer harus memperhatikan variabel-variabel pokok yang mempengaruhi perancang ctruktur organisasinya.
MODEL-MODEL STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan di antara fungsi-fungsi dalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota organisasi yang menjalankan masing-masing tugasnya.Barikut ini tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.
1) Model Tradisional
Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah piramida, yang menunjukan suatu kombinasi hirarkis berbagai modul yang didasarkan pada konsep-konsep desain organisasi tradisional. Masing-masing tingkatan hirarkis menggambarkan segmen struktur (satuan kerja, departemen, divisi, bagian dan sebagainya). Dan hubungan-hubungan pekerjaan atasan-bawahan. Struktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan-perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.
2) Model Hubungan Manusiawi
Untuk menggambarkan struktur organisasi hubungan manusiawi kita memperhatikan model piramida, karena model hubungan manusiawi tidak mengalami perubahan mendasar dalam struktur formalnya dibandingkan model tradisional. Model ini lebih mengusulkan bermacam-macam penyesuaian. Tenik-teknik dan perilaku-perilaku struktural “off line”.
Struktur yang dibangun atas dasar konsep-konsep hubungan-hubungan manusiawi sangat mungkin akan memberikan reaksi terhadap lingkungannya dengan cara yang sama seperti yang di dasarkan atas teori tradisional. Oragisasi manusiawi cendrung kehilangan banyak keterlibatan pada periode-periode krisis dan menekankan kembali hubungan formal yang lebih kaku, mungkin tidak akan cocok sebagi “partner” model tradisional dalam menghadapi lingkungan yang bergejolak. Fleksibilitas dan adaptasi bila terjadi lebih tergantung pada keterampilan perseorangan daripada mekanisme struktural yang direncanakan.
3) Model Sumber Daya Manusia
Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak, adlah jelas. Model ini berpendapat bahwa pada hakekatnya manusia mempunyai kemempuan untuk mempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kretif daripada pekerjaan mereka sekarang, dan bahwa tugas manajer adalah mencipakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkan sumbangan kapasitas pada organisasi.
Tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, atau paling tidak bawahan dilibatkan. Meskipun demikian perubahan hubungan perseorangan di antara atasan dan bawahan tersebut hanyalah salah satu aspek perubahan luas yang dikehendaki model ini.
Bentuk struktur organisasi tingkat tinggi yang dikembangkan terakhir atas dasar model sumber daya manusia adalah struktur organisasi bentuk kolega (collegial form). Struktur ini memberikan kesempatan bagi setiap anggota untuk mengarahkan dan memutuskan kegiatan-kegiatannya sendiri, tanggung jawabnya hanya pada berhasilnya tujuan yang ingin dicapai.
DIMENSI-DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI

1) Pembagian Kerja
Para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatikan pokok : (a) pembagian kerja yang dilaksanakan, dan (b) penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan-kegiatan agar menghasilkan satuan-satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi  organisasi secara keseluruhan. Pembagian kerja akan mempengaruhi tingkatan prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau keterampilan-keterampilan khusus, dan gerakan-gerakan atau perpindahan yang percuma komponekomponen pekerjaan besar.
2) Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi
Fungsi-fungsi strukturalyang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :
a)    Wewenang. Arti wewenang adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu. Wewnang ada bila seorang manajer mempunyai hak  untuk memberikan perintah dan tugas, serta menilai pelaksanaan kerja karyawan yang bekerja untuknya.
b)    Kekuasaan. Kekuasaan sering dicampur adukan dengan wewenang. Walupun kekuasaan dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
c)    Tanggung jawab. Tanggung jawab adalah kewajiban seorang bawahan, yang diberi tugas oleh atasannya, untuk melakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut. Hubungan wewenang dan tangung jawab ada di mana hubungan atasan dan bawahan terjadi.
d)    Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, akuntabilitas adalah faktor diluar individu dan perasaan pribadinya.
e)    Komunikasi dalam organisasi. Komunikasi seperti pemberian perintah, permitaan akan suatu informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas ke bawah melalui atruktur tingkatan organisasi.
f)     Hubungan lini dan staf. Wewenagn lini adalah memberikan perintah-perintah atau bantuan melaksanakan kegiatan, sedang wewenag staf adalah memberi bantuan dan nasehat, tetapi tidak memberikan perintah.
g)    Rentang kendali. Yang dimaksud dengan rentang kendali atau pengawasaan adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.
h)   Struktur flat dan tall. Digukan untuk menggambarkan pola menyeluruh tentang rentang kendali dan tingkatan manajemen. Struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit atau sempit sedangkan struktur flat mempunyai rentang melebanr atau banyak.
i)     Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi. Sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasi wewenag tampak.
j)     Rantai wewenang skalar. Menentukan pembedaan tingkatan wewenang dalam organisasi, semakin tingi tingkatan, semakin besar wewenang.
k)    Kesatua perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya. Kesatuan perintah terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
3) Departementasi
Depertementasi atau departementalisasi bersangkutan dengan proses penentuan cara pengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi. Departementasi mencerminkan organsasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan hubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.
a)    Departemntasi Fungsional.  Departementasi fungsional dapat dijumpai di setiap tipe organisasi. fungsi-fungsi utama biasanya adalah produksi, pemasaran dan keuangan, fungsi-fungsi vital  yang memungkinkan perusahaan beroprasi dan menjaga kelangsungan hudupnya.
b)    Departemantasi Produk. Departemantasi produk merupakan pengelompokan kegiatan-kegiatan atas dasar perbedaan barang-barang dan atau jasa-jasa menurut perbedaan-perbedaan cara produksi atau pemrosesan dan atau pemakaian akhir.
c)    Departemtasi Wilayah. Bila organisasi beropraso di wilayah-wilayah yang tersebar, maka departemtasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departemantasi wilayah ini sering juga disebut departemtasi lokasi, daerah, regional atupun geografis.
DESAIN STRUKTURAL MODERN

1) Organisasi Proyek
 Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengenbangan dan koordinasi. Bentuk organisasi proyek umum dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis, pemerintahan dan militerlainnya. Karakteristik terpenting oranisassi proyek, dan perbedaan paling radikal dengan struktur organisasi klasik, dalah adanya hubungan-hubungan horizontal dan diagonal.
2) Berbagai tipe Struktur Proyek
Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri dari manajer proyek, yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe kedua  adalah organisasi proyek staf. Denga tipe struktur ini, manajer proyek mempunyai staf penduduk yang disediakangas fungsional-kegiatan proyek, tetepai tugas-tugas fungsional pokok organisasi dilaksanakan oleh depatemen-departemen lini tradisional. Variasi ketiga adalah organisasi proyek “Intermix”, dimana di dalamnya manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih kepala-kepala fungsional utama yang melapor secara langsung kepadanya. Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat. Dalam tipe ini manajer proyek mempunyai semua personalia yang diperlukan untuk proyek, staf dan lini fungsional yang melapor secara langsung kepadanya.
3) Organisasi Matriks
Bila struktur proyek dilapiskan di atas struktur fungsional, hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks diangggap sebagai suatu bentuk organisasi priyek plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan denga saling dapat dipertukarkan. Aliran wewenang vertikal dilaksanakan oleh manajer-manajer fungssional. Mereka menjalankan kegiatan dalam peranan meraka sebagai spesialis fungsional./ sedangkan aliran wewenang horizontal terletak pada manajer proyek dan stafnya, yang dibentuk untuk suatu program tertentu. Manajer proyek sering melakukan kegiatan denga orang-orang yang bukan menjadi karyawan organisasi, seperti subkontraktor, penyedia (supplier dan langganan. Karena kemempuan manajer proyek untuk mengendalikan orang-orang tersebut terbatas, maka dia harus mengembangkan, dan biasanya secara informasi, jalan untuk mempengaruhi kegiatan-kegiatan mereka.
4) Organisasi Bentuk Bebas
 Tipe organisasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas. Kadang-kadang disebut naturalistik atau organik. Model bentuk bebas didasarkan pada pemikiran nahwa maksud dirancangnya suatu organisasi adalah untuk memudahkan manajemen perubahan. Untuk mencapai sasaran ini, desain struktural seharusnya sangat fleksibel dan berdaya sesuai (adaptable). Tidak ada aturan yang ditentukan atau bersifat kaku, dan struktur internal dibiarkan menjadi baku. Tipe organisasi bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi.