KOORDINASI

Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terposah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

Pedoman Koordinasi :

a. Koordinasi harus terpusat,

sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian, ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya kebutuhan dan keinginan berbeda.

b. Koordinasi harus terpadu,

 keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.

c. Koordinasi harus berkesinambungan,

 yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan kegiatan sebelumnya.

d. Koordinasi harus menggunakan pendekatan multi instansional,

 dengan wujud saling memberikan informasi yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu dengan tugas yang lain.

PENDEKATAN UNTUK MENCAPAI KOORDINASI YANG EFEKTIF

Pendekatan ini dapat di tempuh dengan dua jalan yaitu:
1. Pendekatan Potensi Koordinasi.
Pendekatan koordinasi ini meliputi sistem:

·         Sistem Informasi Vertical.
Adalah suatu sistem di mana informasi dapat di kirimkan ke atas dan kebawah jenjang organisasi. Misalnya penanganan IDT (inpres desa tertinggal) dari menteri dalam negeri sampai ke desa tertinggal dan sebaliknya.

·         Sistem Informasi Lateral.
Sistem ini mengabaikan rantai komando. Hubungan lateral (hubungan ke samping atau sejajar) ini memungkinkan adanya pertukaran informasi yang di butuhkan dapat di pertanggung jawabkan. Misalnya dalam kasus tanah perlu adanya informasi lateral atau badan pertanahan nasional, departemen dalam negeri, departemen kehutanan, dan departemen kehutanan. 

·         Sistem Informasi Manajer Penghubung.
Manajer penghubung mempunyai wewenang formal atas semua unit yang terlibat dalam sebuah proyek. Manajer penghubung perlu di laksanakan apabila di perkirakan koordinasi secara efektif tidak berhasil di laksanakan.

2. Pendekatan Struktur.
Pendekatan ini di lakukan apabila perusahaan merasakan adanya iklim yang tidak sehat pada unit-unit karena adanya penunpukan kegiatan pada satu unit. Pendekatan ini di kenal sebagai organisasi matrik. Yaitu mencirikan adanya satuan tugas atau proyek. Satuan tugas ini dapat di bubarkan apabila proyek telah selesai.

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Pengertian rentang manajemen dapat bermacam-macam ada yang mengatakan span of control, span of authority, span of attention atau span of supervition.

Berapa sebenarnya bawahan seorang manajer agar manajer dapat melaksanakan tugasnya dengan efektif dan efisien. Disini belum ada ketentuan yang pasti berapa seharusnya bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya. Bawahan yang terlalu banyak kurang baik, demikian pula jumlah bawahan yang terlalu sedikit juga kurang baik.

Hubungan rentang manajemen dan koordinasi:
Koordinasi dan perencanaan  dalam suatu organisasi semua rencana harus saling berkait dan saling pengaruh mempengaruhi. Oleh karena itu perlu sekali pengkoordinasian yang tepat dan mantap dari semua sehingga benar-benar dapat terlaksana mencapai sasaran-sasaran yang telah di tetapkan. Rencana jangka pendek dan rencana jangka penjang harus berhasil di koordinir dan di intergrasikan sebaik-baiknya.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rentang Manajemen

Pada dasarnya faktor-faktor pengaruh yang dipertimbangkan adalah:
1. Kesamaan fungsi-fungsi
Semakin sejenis fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh kelompok kerja, rentangan semakin melebar.
2. Kedekatan geografis
Semakin dekat kelompok kerja ditempatkan, secara fisik, rentangan semakin melebar.
3. Tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan
Semakin sedikit pengawasan lengsung dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
4. Tingkat koordinasi pengawasan yang dibutuhkan
Semakin berkurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
5. Perencanaan yang dibutuhkan manajer.
Semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.
6. Bantuan organisasional yang tersedia bagi pengawas.
Lebih banyak bantuan yang diterima pengawas dalam fungsi-fungsi seperti penarikan, latihan, dan pengawasan mutu, rentangan semakin melebar.

Secara ringkas, tidak ada rumusan ajaib yang dapat menentukan ukuran rentang manajemn yang tepat. Contigency approach dalam mana ukuiran rentangan bervariasi menurut beberapa variabel memberikan pengertian tersebut.

Penentuan rentang yang tepat

1.        Rentang manejemen mempengaruhi penggunaan efisiensi dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dan bawahan mereka.

2.        Adanya hubungan antara rentang manajemen dengan struktur organisasi, dimana semakin sempit tentang manajemen struktur organisasi akan berbentuk “tall” sedang rentang manajemen yang melebar akan membentuk struktur organisasi “flat” yang berarti tingkatan manajemen semakin sedikit.

Masalah Dalam Koordinasi

§  Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

§  Perbedaan dalam orientasi waktu

§  Perbedaan dalam orientasi antar waktu

§  Perbedaan dalam formalitas struktur

PENTINGNYA KOORDINASI BAGI ORGANISASI

Koordinasi merupakan hal yang terpenting dalam menjalankan suatu organisasi karena dengan koordinasi kita dapat mengatur kerja atau tugas-tugas yang seharusnya di selesaikan dari masing-masing orang dan tidak keluar dari tujuan organisasi yang sudah di rencanakan, sehingga setiap orang tidak memntingkan diri sendiri namun dapat berbagi satu sama lain.

REFERENSI

http://kuhascexpress.blogspot.com/2010/06/rentang -manajeman-span-of-control-dan.html
http://farchanbinadnan.blogspot.com/2009/12/koordinasi-manajemen.html
http://aditiaa.blogspot.com/2009/03/koordinasi-dan-rentang-manajemen.html