Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
a. Entri pesanan penjualan
Proses entri
pesanan penjualan mencakup tiga tahap:
• Mengambil pesanan dari pelanggan
• Memeriksa
dan menyetujui kredit pelanggan
• Memeriksa
ketersediaan persediaan
Langkah ini
melibatkan semua aktifitas yang berkaitan dengan pemrosesan pesanan pelanggan.
Informasi
kunci yang dibutuhkan:
1) Keputusan
berkaitan dengan kebijakan kredit, termasuk persetujuan kredit
2) Informasi
mengenai ketersediaan inventori dari bagian gudang dan status kredit
pelanggan dari bagian akunting
Kebutuhan
Informasi dan Prosedur
SIA harus
menyediakan informasi operasional yang
dibutuhkan untuk melakukan fungsi fungsi berikut ini:
• Merespons
pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
• Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
• Merupakan hal yang penting bahwa
semua data pesanan
pelanggan yang diterima yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat
secara akurat.
• Oleh
sebab itu, pemeriksaan data berikut ini harus dilakukan untuk
memastikan akurasi yangmenyeluruh:
1) Pemeriksaan
validitas dan uji kelengkapan
2) Uji kewajaran
3) Persetujuan kredit
• Langkah
berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan
tersebut
• Dokumen
internal yang dihasilkan dari entri pesanan penjualan:
1) Pesanan penjualan
2) Slip pengepakan
3) Kartu pengambilan barang
• Menentukan
ketersediaan persediaan
• Memutuskan
jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan
harga produk dan jasa
• Menetapkan
kebijakan mengenai retur
penjualan dan garansi
• Memilih metode untuk mengirim barang
b. Pengiriman
Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi
pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan
yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap:
1) Mengambil dan mengepak pesanan
2) Mengirim pesanan tersebut
- Pekerja gudang bertanggungjawab
untukmemenuhi pesanan pelanggan dengan mengambil barang dari
persediaan/inventori
- Keputusan-keputusan penting dan
kebutuhan informasi untuk menentukan metode pengiriman:
- in-house
- outsource
Kebutuhan
Informasi dan Prosedur
Dokumen,
catatan, dan prosedur:
- Kartu pengambilan barang yang dihasilkan entri pesanan pelanggan
mentrigger proses pengiriman dan digunakan untuk mengidentifikasi dimana produk
diambil dari persediaan
- Jumlah
fisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan
slip pengepakan
Beberapa
tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman disiapkan.
c. Penagihan dan piutang usaha
Aktivitas dasar ketiga dalam
siklus pendapatan,
melibatkan:
1) Penagihan ke para pelanggan
2) Memelihara data piutang usaha
Keputusan-keputusan
penting dan kebutuhan Informasi:
Penagihan yang
akurat adalah penting dan
membutuhkan informasi mengenai item barang dan jumlah yang dikirimkan, harga,
serta promo penjualan khusus
Kebutuhan Informasi dan Prosedur
- Tagihan memberitahukan kepada
pelanggan jumlah yang harus dibayarkan dan kemana pembayaran harus
dilakukan
- Statement bulanan merangkum transaksi
yang terjadi dan menginformasikan kepada pelanggan saldo akun saat ini
- Memo Kredit mengotorisasi Bagian
Penagihan untuk mengkredit akun pelanggan
- Jenis sistem penagihan:
1) Dalam
sistem paska-penagihan, faktur dipersiapkan setelah konfirmasi bahwa barang-barang telah dikirim
2) Dalam
sistem pra-penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) segera setelah pesanan disetujui
- Persediaan, piutang dagang, dan file
buku besar diperbaharui pada waktu ini
Contoh informasi tambahan yang
seharusnya SIA sediakan:
- Waktu
respons terhadap pertanyaan pelanggan
- Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi
dan mengirim pesanan
- Persentase penjualan yang membutuhkan
pemesanan ulang
- Kepuasan pelanggan
- Analisis
pangsa pasar dan tren penjualan
Analisis
profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
d. Penagihan kas
Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah
penagihan kas, melibatkan:
• Menangani kiriman uang pelanggan
• Menyimpannya
ke bank
• Dua
bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1) Kasir
2) Fungsi piutang dagang
Kebutuhan
Informasi dan Prosedur
- Keputusan-keputusan
penting dan kebutuhan informasi:
1. Pentingnya pengurangan pencurian kas
2. Fungsi
penagihan piutang dagang
seharusnya tidak mempunyai akses
3. Fungsi piutang dagang harus mampu
mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan faktur aplikasi harus
dikredit
- Dokumen,
catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan)
2. Daftar
pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan
jumlah setiap pembayaran
3. Sistem melakukan sejumlah pemeriksaan
on-line untuk melakukan verifikasi keakuratan entri data
Referensi :
BAHAN 9 Siklus Pendapatan dan Penagihan Kas.ppt